Na oknie edycyjnym dokumentu wprowadza się dane identyfikujące dany dokument: rodzaj dokumentu, jego numer, datę, miesiąc ewidencji oraz termin płatności. Miesiąc ewidencji określa okres, w którym dokument zostanie uwzględniony w rejestrze zakupów lub sprzedaży. Termin płatności konieczny jest w celu właściwej kontroli zobowiązań i należności firmy.

Po wprowadzeniu danych nagłówka, na zakładce Dokument, należy wprowadzić podsumowania dokumentu w poszczególnych stawkach podatku VAT. Należy pamiętać, że warunkuje to właściwe wydrukowanie rejestrów VAT zakupów i sprzedaży.

Ostatnim krokiem, jest zadekretowanie (zakładka Księgowanie) kwot dokumentu na właściwe konta księgowe (oczywiście zdefiniowane we Wzorcu planu kont) analogicznie jak podczas Poleceń księgowania. W celu usprawnienia tej operacji można zdefiniować wzorce dekretów księgowych w opcji Definicje dekretów, a następnie podczas rejestracji dokumentu uruchomić operację Wykonaj dekretację. Spowoduje ona wygenerowanie pozycji księgowych wprowadzanego dokumentu na podstawie wybranej definicji.

Alternatywny sposób wprowadzania dokumentów możliwy jest dzięki zakładce Pozycje. Dokumenty, dla których w opcji Definicje dokumentów zaznaczono pole Wprowadzaj dane pozycjami, od razu będą się ustawiać na zakładce Pozycje, natomiast te dokumenty, dla których opcja ta nie została zaznaczona ustawia się na zakładce Dokument. Dla dokumentów wprowadzanych od strony pozycji nie można zmieniać zerowych stawek VAT w zakładce Dokument.

Chcąc wprowadzić nową pozycję klikamy ikonę Dodaj wewnątrz aktywnego okna. Wyświetli się na ekranie Spis kartotek kosztowych, z którego możemy wybrać odpowiedni rodzaj kartoteki lub wprowadzić nowy. Na oknie edycyjnym pozycji dokumentu należy określić pola Indeks, Identyfikator, Nazwę kartoteki, Stawkę VAT, Sposób odliczenia VAT. Jeśli użytkownik chce, aby kartoteka była widoczna w spisie, ponieważ będzie z niej korzystał powinien zaznaczyć opcję Aktywny. Taką kartotekę można podpiąć pod grupy księgowe i na te grupy księgować.

 Opis opcji rejestracja sprzedaży FK

 Opis sposobu edycji danych

  Dokument

Definicja dokumentu który jest edytowany.

  Numer dokumentu

Numer wpisywanego dokumentu.

  Data dokumentu

Data wpisywanego dokumentu.

  Data sprzedaży

Data sprzedaży zarejestrowana w systemie.

  Miesiąc ewidencji VAT

Miesiąc, w którym zarjestrować dokument w ewidencji VAT.

  Waluta

Waluta dokumentu.

  Kurs

Kurs dla waluty (innej niż podstawowa).

  Ewidencja

Możliwa do określenia ewidencja sprzedaży.

  Numer dokumentu ksiegowego

Numer zarezerwowanego, bądź powiązanego (gdy zaksiegowany) dokumentu ksiegowego.

Spis zakładek zawierających pola edycyjne.
 Pozycje
 Dokument
 Księgowanie

  Kontrahent

Kontrahent dokumentu

  Termin płatności

Termin płatności dokumentu, ilość dni oraz data.

  Pozycje

Używając przycisków streujących: Pokaż, Dodaj, Dodawaj ciągle, Popraw, Usuń wprowadza się odpowiednie pozycje wybierając kartoteki kosztowe. Przy wprowadzaniu nowej pozycji wyświetli się na ekranie Spis kartotek kosztowych, z którego możemy wybrać odpowiedni rodzaj kartoteki lub wprowadzić nowy.
Opis opcji rejestracja sprzedaży, zakupu FK okno edycyjne pozycji

  Dokument liczony od NETTO/BRUTTO

Opcja umozliwiająca zmianę sposobu wyliczania waerości dokumentu. Można ustawić na dokument liczony od NETTO lub dokument liczony od BRUTTO.

  Opis ksiegowy

Opis księgowy na dokumencie.

  Dekretacja

Definicja dekretu przyporządkowana dokumentowi. Dla usprawnienia i wyeliminowania pomyłek można przyporządkować definicję dekretu, następnie wykonać dekretację aktualnego dokumentu. Definicję dekretu mozna wczesniej zdefiniować w opcji Dokumenty - definicje dekretów.

  Wykonaj dekretację

Umożliwia wykonanie dekretacji w sposób podany w polu obok.

  Kwoty VAT

Podsumowania dokumentu w poszczególnych stawkach podatku VAT, Należy pamiętać, że warunkuje to właściwe wydrukowanie rejestrów VAT sprzedaży.

  Nie podlega VAT

Dodatkowa kwota zwiększjaca wartość dokumentu nie opodatkowana podatkiem VAT.

  Zakładki ewidencji VAT zakupu

wył. opodat., mieszanej, wył opodat. środ. trw., mieszanej środ. trw. bez prawa do odliczeń, paliwo bez odl. samochód bez odl.
 Występują tylko na dokumentach zakupu. Zakładki umożliwiają wpisanie kwot NETTO, VAT, BRUTTO (gdy nie wporwadzamy danych pozycjami) dla odpowiedniej ewidencjia vat zakupu która wymusza sposób odliczenia i rejestracji na deklaracji VAT-7.

  Opis ksiegowy

Opis księgowy na dokumencie.

  Dekretacja

Definicja dekretu przyporządkowana dokumentowi. Dla usprawnienia i wyeliminowania pomyłek można przyporządkować definicję dekretu, następnie wykonać dekretację aktualnego dokumentu. Definicję dekretu mozna wczesniej zdefiniować w opcji Dokumenty - definicje dekretów.

  Wykonaj dekretację

Umożliwia wykonanie dekretacji w sposób podany w polu obok.

Na tej zakładce można zadekretować kwoty z dokumentu, na właściwe konta księgowe.

  Pozycja

Dane pozycji księgowej.

  Numer

Numer pozycji ksiegowej.

  Dzień

Dzień zarejestrowania pozycji.

  Waluta

Waluta pozycji.

  Kurs

Kurs dla waluty innej niż waluta standardowa.

  Opis

Opis pozycji ksiegowej.

  Sumować

Czy sumować kwoty ksiegowane na tę samą parę kont Winien, Ma.

  Konta Winien

Numer konta księgowego po stronie Winien.

  Konta Ma

Numer konta księgowego po stronie Ma.

  Kwota

Ksiegowana kwota pozycji.