Opcja Korespondencja seryjna umożliwia wysyłkę E-Maili lub wydrukowanie listów do grupy kontrahentów. Może to być informacja o promocjach, o otwarciu nowego oddziału, życzenia na nowy rok itd.

W systemie wyróżniamy dwie grupy korespondencji
 W przygotowaniu - przeznaczoną do wysyłki,
 Zamkniętą - po wysyłce.
Użytkownik, po wciśnięciu ikonek wybiera czy chce oglądać korespondencję w przygotowaniu czy już wykonaną. Zamknięcie korespondencji, która nie została wysłana do wszystkich pożądanych kontrahentów jest możliwe, ale komputer wyświetli odpowiednie ostrzeżenie.

Tworzenia korespondencji seryjnej:

  Na początku definiujemy korespondencję gdzie należy określić jej typ korespondencja elektroniczna lub korespondencja tradycyjna, jej treść i pozostałe parametry.
  Po zdefiniowaniu korespondencji należy określić pozycje korespondencji seryjnej, czyli gdzie trafią nasze E-Maile (list). Odbywa się to w następnym kroku gdzie należy wybrać w jaki sposób nastąpi wybór kontrahentów, do których ma być skierowana korespondencja, czy kontrahentów czy grupy kontrahentów.
  W następny kroku określamy adresatów do których ma być skerowana korespondencja.
  W kolejnym kroku wybieramykontrahentów (bądź grupy kontrahentów).
  Ostatnim krokiem jest wysłanie poczyty. Wybieramy pierwszą ikonkę od prawej Wyślij E-maile.

Dodatkowe informacje:

Wywołując okno Pozycje korespondencji seryjnej Ctrl + P. program wyświetla okno kontrahentów i adresatów. Przy dodawaniu kontrahentów do listy (opcja Nowe F3) możemy wybrać pozycje ze słownika grup, lub ze słownika poszczególnych kontrahentów. Biorąc pod uwagę, że jeden kontrahent może składać się z kilku oddziałów, lub istnieje potrzeba, aby wysłać listy do osób kontaktowych ze szczebla kierowniczego, okazało się konieczne dołożenie obok listy kontrahentów, także listy Adresatów. Wypełnienie tej listy odbywa się po wciśnięciu opcji Dodaj adresatów korespondencji seryjnej lub sekwencji klawiszy Ctrl + F3.

Może się zdarzyć, że od ostatniego razu zmianie uległy adresy lub inne dane osób kontaktowych u kontrahentów. Aktualizację danych adresatów uzyskujemy po wybraniu opcji Aktualizacja danych adresów, lub sekwencją Ctrl + F3. Tak przygotowana lista adresatów jest gotowa do wysyłki i można zamknąć okno pozycji i przejść do okna głównego opcji Korespondencja seryjna.

UWAGA!!! Jeżeli chcemy wysłać E-Maile po raz pierwszy należy zdefiniować ustawienia naszej poczty elektronicznej (potrzebny będzie informatyk, lub osoba zajmująca się mailingiem). W oknie edycyjnym Wysyłania poczty na zakładce Ustawienia , należy określić adres serwera SMTP, adres E-Mail i nazwa użytkownika oraz ewentualnie określić login i hasło przy autoryzacji.

Przed samym procesem wysyłania korespondencji E-mailowej, zostaje wyświetlona statystyka, ile E-Maili zostanie wysłanych oraz dodatkowe dane takie jak: Ilość pozycji z brakiem adresu E-Mail, Ilość już wysłanych (gdy próbujemy wysyłać ponownie) i Ilość pozycji z adresami na które nie ma zgody na wysyłanie korespondencji.

Po zrealizowaniu wszystkich pozycji z danej korespondencji należy taką korespondencję zamknąć i zostanie ona przesunięta do korespondencji zamkniętych.

 Okno edycyjne korespondencji seryjnej

 Opis okna standardowego

  Korespondencja w przygorowaniu

Ustawia okno by widoczne były tylko dane korespondencji w przygotowaniu.

  Korespondencja zamknieta

Ustawia okno by widoczne były tylko dane korespondencji zamknietej dodatkowo ograniczone przez zakres dat.

  Zakres dat

Ustawia zakres dat dla danych widocznych w tabeli dla korespondencji zamknietej.

  Pozycje korespondencji seryjnej Ctrl + P

Uruchamia okno przeglądania pozycji do wysłania lub wysłanej korespondencji aktualnie wybranej w tabeli.
Okno pozycji korespondencji seryjnej

  Zamknij korespondencję

Ustawia status aktualnie wybranej korespondencji jako korespondencja zamknieta i automatyczne przenośi ja do grupy korespondencji zamknietej. Gdy nie wszystkie pozycje dla aktualnej korespondencji zostały zrealizowane program wyświetli komunikat z ostrzeżeniem ale pozwoli taką korespondencję zamknąć.

  Wyslij E-Maile

Opcja umożliwia wysłanie korespondencji E-Mailowej do wybranych wcześniej adresów.
Okno wysyłania korespondencji E-Mail