Kolejność czynności podczas wdrażania |
Pracę z programem należy rozpocząć:
1 - Od zaplanowania i założenia planu kont uwzględniając specyfikę programu. W trakcie wprowadzania planu kont należy dodać Spisy analityki planu kont i przypisać konta do odpowiednich pól na formularzach.
2 - Następnie zdefiniowania wzorców dekretów i przypisania ich do dokumentów poprzez Definicje dokumentów. Należy zwrócić uwagę na ich odpowiednie zdefiniowanie, ponieważ jest to element, który będzie decydował o satysfakcji korzystania z modułu. Ma on za zadanie zminimalizowanie nakładu pracy potrzebnego na zaksięgowanie. W Definicjach dokumentów możemy włączyć numerację miesięczną dla dokumentów PK (Polecenia Księgowania) i dokumentów księgowych. Należy jeszcze określić sposób księgowania dla poszczególnych grup księgowych.
3 - Dokonania ewentualnych zmian w konfiguracji programu oraz uzupełnienia danych w słownikach.
4 - Zdecydowania się na to czy będziemy prowadzić rozrachunki w programie. Jeśli tak, to powinniśmy zdefiniować kasy i konta bankowe firmy w module Rozrachunki.
Po skonfigurowaniu systemu do pracy, powinniśmy wprowadzić bilans otwarcia dla kont (można przy okazji wprowadzić bilans otwarcia dla rozrachunków), kas i banków. Od tego momentu możemy wprowadzać dokumenty w rejestracji zakupu, rejestracji sprzedaży i poleceniach księgowania.
Księgowanie wprowadzonych dokumentów odbywa się dwuetapowo:
w pierwszej kolejności dokumenty są automatycznie rejestrowane, dostęp do nich mamy z poziomu menu Dokumenty "Dokumenty źródłowe. Rejestracja polega na umieszczeniu dokumentu w spisie dokumentów oczekujących na zaksięgowanie. W spisie tym mamy możliwość wprowadzania i modyfikowania dekretów dotyczących wybranego dokumentu.
do drugiego etapu księgowania przechodzimy po sprawdzeniu poprawności dekretacji i ewentualnym jej poprawieniu.
Wszystkie wprowadzone dokumenty zarówno w module Finanse i księgowość jak i pozostałych modułach zostaną zarejestrowane. Wyjątkiem są dokumenty pochodzące z magazynów, kas i banków ustawionych jako Nie podlegające księgowaniu. Nie ma potrzeby kolejnego wprowadzania zarejestrowanych już dokumentów (np., w poleceniach księgowania) w celu ich zadekretowania i zaksięgowania. Jeżeli do danego dokumentu przypięta jest definicja dekretu zostanie on zarejestrowany z odpowiednim dekretem, w przeciwnym wypadku będziemy musieli wybrać dla niego odpowiednią definicję dekretu lub zadekretować ręcznie. Każdy zadekretowany dokument musimy zaksięgować. Dokumentów zaksięgowanych nie możemy już w żaden sposób zmodyfikować. Dokumenty zaksięgowane z błędami możemy poprawić tylko poprzez storno. Po zaksięgowaniu wszystkich dokumentów zamykamy miesiąc. W trakcie pracy z programem istnieje możliwość utworzenia wielu zestawień, formularzy, wydruków i dokumentów ułatwiających codzienną pracę księgowości. Możemy dodatkowo tworzyć własne przy użyciu modułu Raporty i Formularze.